E-Rechnungen – Wichtige Informationen zur notwendigen Umstellung

Wir möchten Sie über eine bevorstehende Änderung im Bereich der Rechnungsstellung informieren, die auch Ihr Unternehmen direkt betreffen wird, die E- Rechnung. Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland durch das Wachstumschancengesetz eine neue gesetzliche Regelung in Kraft, die die Pflicht zum Empfang und (später auch) zur Ausstellung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) für inländische B2B-Umsätze bestimmt. Ziel ist die Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs sowie die Förderung der Digitalisierung in Deutschland.

Fristen und Übergangsregelegungen

Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen: Jedes Unternehmen ab 01.01.2025.

Versand von E-Rechnungen: Jedes Unternehmen ab 01.01.2025 mit einer Übergangsphase.

Betroffen sind steuerbare und steuerpflichtige B2B-Rechnungen im Inland. Davon ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.

Es wird eine Übergangsphase für die Erstellung der E-Rechnungen bis Ende 2026 geben. Ab 01.01.2027 ist der Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800 T€ verpflichtend. Das bedeutet, dass Sie bis dahin weiterhin „klassische“ Rechnungen ausstellen können. Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen. Wir empfehlen jedoch, sich bereits jetzt auch mit dem Versand von E-Rechnungen auseinanderzusetzen.

Was sind E-Rechnungen?

E-Rechnungen sind digitale Dokumente, die in einem strukturierten Format erstellt werden, sodass sie automatisch von der Software des Empfängers verarbeitet werden können. Im Gegensatz zu einfachen PDF-Dateien enthalten E-Rechnungen maschinenlesbare Daten, die direkt in die Buchhaltungssysteme übernommen werden können.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Für Ihr Unternehmen bedeutet dies eine Umstellung auf die E-Rechnungsstellung. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Rechnungssystem in der Lage ist, Rechnungen in einem akzeptierten elektronischen Format (EN 16931) auszustellen. Beachten Sie bitte, dass eine einfache PDF-Datei nicht als E-Rechnung gilt! Vor der Erstellung wird es erforderlich sein, E-Rechnungen auch in elektronischer Form empfangen zu können (vgl. Fristen oben).

Einführung in Ihrem Unternehmen

Um Ihnen den Übergang zu erleichtern, empfehlen wir, Ihre Rechnungsstellungssoftware daraufhin zu überprüfen, ob diese E- Rechnungen verarbeiten bzw. ausstellen kann und rechtzeitig Testläufe durchzuführen. Dies hilft, mögliche Schwierigkeiten vor dem Inkrafttreten der Regelung zu identifizieren und zu beheben. Auch eine Schulung Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und den neuen Prozessen ist sinnvoll, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Falls Sie die Programme DATEV Unternehmen online und Auftragswesen next nutzen oder in Zukunft nutzen möchten, sind diese bereits für den Empfang und das Versenden von E- Rechnungen geeignet. Wir unterstützen Sie gerne bei der unkomplizierten Umstellung und Nutzung, um den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und -verarbeitung zu digitalisieren. Nutzen Sie ein anderes Rechnungsprogramm? Kein Problem! Wir unterstützen auch dabei gerne bei der Umstellung und Fragen.

Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und uneingeschränkt lesbar sein bzw. bleiben. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Rechnungen nicht verändert werden können. Dazu sollten Rechnungen rechtssicher und unveränderbar in einem Verzeichnis abgelegt werden, wobei man auf ein einheitliches und langfristig gültiges Schema achten sollte. Das Verzeichnis sollte regelmäßig gesichert und ggf. auf andere Medien übertragen werden, wenn das Risiko besteht, dass elektronische Speichermedien veralten.

Vorteile der E-Rechnung

Die Umstellung auf E-Rechnungen kann Ihnen zahlreiche Vorteile bieten. Sie profitieren von effizienten Workflows und geringeren Kosten für Papier und Porto. Fehleranfällige manuelle Dateneingaben entfallen, was die Qualität Ihrer Buchführung verbessert. Durch die Digitalisierung und Verarbeitung der E-Rechnungen gestaltet sich die der Buchhaltungsprozess für Sie effizienter.

Bei Fragen kommen Sie auf uns zu. Gerne erläutern wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch die Hintergründe und beantworten Ihre Fragen.