Hinweisgeberschutzgesetz – Meldestellen für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern verpflichtend!

Der Bundestag hat mit Zustimmung des Bundesrates am 31. Mai 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verabschiedet, welches am 2. Juli 2023 in Kraft trat. Das Gesetz verpflichtet gemäß § 12 I 1, II Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten dazu, interne Meldestellen einzurichten, an die sich Beschäftigte wenden können, die Verstöße gegen die in § 2 HinSchG genannten Gesetze melden möchten.

Die Implementierung des Gesetzes erfolgte schrittweise: Nach dem Inkrafttreten am 02. Juli 2023 hatten größere Unternehmen (ab 250 Mitarbeiter) noch bis zum 01. Dezember 2023 Zeit, die Meldestellen einzurichten, ohne Gefahr zu laufen, bei Verstößen gegen das HinSchG mit einem Bußgeld belegt zu werden. Seit dem 17. Dezember 2023 sind nunmehr auch Unternehmen mit mehr als 50 (aber weniger als 250) Mitarbeitern verpflichtet, entsprechende Meldestellen eingerichtet zu haben. Damit ist das HinSchG vorerst vollständig in Kraft getreten. Eine Pflicht für kleinere Unternehmen ist derzeit nicht vorgesehen.

Die Anforderungen an diese Meldestellen sind in den §§ 8 ff. HinSchG dargelegt:

-Von besonderer Bedeutung ist das Vertraulichkeitsgebot nach § 8 HinSchG. Demnach ist die Identität aller in der Meldung genannten und natürlich auch der meldenden Person vertraulich zu behandeln.

-Meldungen müssen sowohl mündlich, als auch in Textform möglich sein. Auf Wunsch muss sogar eine persönliche Übermittlung ermöglicht werden (§ 16 Abs. 3 HinSchG).  

-Es ist nicht verpflichtend, anonyme Meldungen zu ermöglichen. Werden solche aber gemacht, sollen sie zumindest auch bearbeitet werden (§ 16 Abs. 1 HinSchG).

-Die Meldestellen müssen in der Lage sein, bestimmte Bearbeitungsfristen einzuhalten: Diese beträgt 7 Tage für eine Eingangsbestätigung und 3 Monaten zur Information des Meldenden über die getroffenen Maßnahmen (§ 18 HinSchG).

-Meldungen sind zu dokumentieren und die insofern erhobenen Daten für drei Jahre aufzubewahren (§ 11 HinSchG)

-Nach einer Meldung müssten entsprechende Folgemaßnahmen, wie bspw. interne Nachforschungen, ergriffen werden (§ 18 HinSchG).

Allerdings sind noch nicht alle Details zur Ausgestaltung einer Meldestelle rechtlich abschließend geklärt. Gemäß § 14 HinSchG kann die Meldestelle sowohl im Unternehmen selbst eingerichtet werden, sofern sich für die zuständige Person keine Interessenskonflikte ergeben, als auch ein „Dritter“ beauftragt werden. Die Bezeichnung „Dritter“ schließt unstreitig externe Dienstleister mit ein. Umstritten ist allerdings, ob auf dieser Grundlage große Konzerne eine einzige zentrale Meldestelle für sich und ihre Tochtergesellschaften einrichten können. Dafür spricht zweifelsfrei der geringere Organisatorische Aufwand und die Tatsache, dass eine zentrale Meldestelle für den Konzern aufgrund des höheren Aufkommens schnell erfahrener im Umgang mit Meldungen sein dürfte, als einzelne Meldestellen bei den Tochterunternehmen. Andererseits sieht § 14 Abs. 2 HinSchG bereits die konkrete Möglichkeit vor, für mehrere Unternehmen eine gemeinsame Stelle einzurichten – allerdings nur für solche, die weniger als 250 Mitarbeiter haben. Ob die Einrichtung einer Meldestelle für einen gesamten Konzern vor diesem Hintergrund mit dem HinSchG vereinbar ist, lässt sich also noch nicht sicher sagen.

Ein Verstoß gegen wesentliche Vorgaben des HinSchG kann gem. § 40 HinSchG als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße geahndet werden. Wie hoch diese ausfällt hängt von der Art des Verstoßes und der mit der Buße belegten Person ab: Wird eine Meldung verhindert oder dies versucht, kann das Bußgeld für jede im Unternehmen verantwortliche natürliche Person bis zu € 50.000 betragen. Wird keine Meldestelle eingerichtet, können bis zu € 20.000 € auferlegt werden.

Richtet sich das Bußgeld nicht gegen eine natürliche Person, sondern gegen das Unternehmen an sich als juristische Person, kann in bestimmten Konstellationen sogar das zehnfache der o.g. Beträge als Geldbuße verhängt werden.

Sollte Ihr Unternehmen verpflichtet sein, aber noch nicht über eine entsprechende Meldestelle verfügen oder sollten Zweifel an der korrekten Umsetzung des HinSchG in Ihrem Unternehmen bestehen, empfehlen wir, dies umgehend nachzuholen bzw. die Umsetzung überprüfen zu lassen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Implementierung und der Ausgestaltung einer dem Hinweisgeberschutzgesetz entsprechenden Meldestelle oder beraten Sie bei der rechtlichen Überprüfung bereits bestehender Stellen.

Ihr BZG Team

Bild: Diana Polekhina